Refusionsprocedure
Her er vigtig information til dig omkring refusionsprocedure når du har haft refusionsberettiget udlæg i din aktivitetsgruppe.
Idet der er nye dokumentationsregler på vej fra regeringen ifb. med udarbejdelse af regnskaber i virksomheder, foreninger etc. og fremtidig krav om digitale bilag indarbejdet i foreningens regnskabssystem, da skal vi i 2022 opdatere vor arbejdsgang med refusioner med bilag på alle niveauer.
Når du fremover sender din refusion med bilag til Carsten på refusionsmailen (refusion.imcc@gmail.com)…… (eller til din økonomiansvarlige), skal du gøre følgende:
A: Sørge for at din refusionsseddel og bilag/kvittering for dit udlæg, er samlet i kun én PDF fil.
Du kan let samle PDF filer, omforme billedfiler til PDF filer etc., på f.eks gratis www-siden
”ilovepdf.com”. Nedskaller også filstørrelsen i megabyte så den max er 10 megabyte.
B: Har du både refusion for transport og forplejning, kan det fremover samles på samme refusionsseddel, dvs. én udfyldt refusionsseddel og tilhørende bilag/kvitteringer i én PDF fil.
C: Har du andre slags refusionanmodninger, som f.eks køb af materialer, PR eller merchandise, køb af husleje (exchange gruppen), køb af rapporter (IMCC grønland), ja alle andre typer udlæg end transport og forplejning, da skal de hver især i sin egen refusionsseddel med tilhørende bilag/kvittering i hver deres PDF fil. Dvs. Har du refusion på både transport og materialer, da skal det sendes i hver sin refusions-PDF fil.
D: Hvad enten din refusionsseddel hører under A, B eller C ovenfor beskrevet, da er det sidste vigtige du skal gøre, at navngive den PDF fil du sender til refusionsmailen (eller din økonomiansvarlige). Dvs. at du ”omdøber” den sammenlagte PDF fil, så PDF-filen er genkendelig og unik, i form af ”samlet beløb ”som du anmoder om på refusionen og navnet på din ”aktivitetsgruppe” i IMCC. Hver fil eller sammenlagte fil, må max være 60 Mega byte men nedskaller meget gerne filstørrelsen til under 10 megabyte.
Her er et eksempel: Du har transport og forplejning for i alt kr. 235 kr, og du er en del af aktivitetsgruppen ”Ens sundhed”, da vil din PDF fil skulle navngives med filnavn: ”235 kr. – ens sundhed” og den indeholder en refusionsseddel med tilhørende bilag/kvitteringer i samme PDF fil..
Andet eksempel: Du er med i en lokalbestyrelse, f,eks Århus eller landsbestyrelsen, og har refusionsanmodning på kr 235 for transport og forplejning, da vil din PDF fil skulle navngives ”235 kr – Århus lokalbestyrelse” ……vi tænker du er med på ideen ☺
Er du en del af en aktivitet med en lokal og national økonomiansvarlig, da skal du fortsætte med at sende din refusion, efter den nye fremgangsmåde beskrevet her, men sende til jeres egen økonomiansvarlig som du plejer.
Særlig info til de nationale økonomiansvarlige som Sexekspressen, FFF, IMCC Grønland og Bamsehospitalet, Exchange grupper: Normalvis sender I mig en samlet PDF fil med alle jeres samlede refusioner i aktiviteten. Det skal I også gøre fremadrettet.
Dog vil jeg bede jer om, at I fremover opdeler PDF filerne, så I sender:
-En samlet PDF med alle refusioner som vedrører forplejning og transport
-En samlet PDF for materialer
-En samlet PDF for alle andre typer (reklame, PR, honoraer etc.)
Jeres samlede PDF filer som I sender mig, skal blot navngives med dato for afsendelse samt aktivitet og type af refu (Forplejning/transport eller f.eks materialer).
Eksempel: Sexekspressen sender en samlet PDF fil med transport og forplejning den 10 februar, da navngives filen ” 10 feb – Sexekspressen –TP og FP”.
