Ny aktivitetsgruppe?

IMCC er en forening med mange forskellige aktivitetsgrupper, du kan melde dig ind i. Har du en fed idé, er der også mulighed for, at du selv starter din aktivitetsgruppe op.

Her kan du læse om, hvilke procedurer og retningslinjer du skal følge, hvis du har en idé til en ny aktivitetsgruppe.

 

8877218066_43d99c9239_z

 

Nye projekter i IMCC

Inden du søger om at starte et nyt projekt i IMCC, er det vigtigt, at du har orienteret dig om, hvilke aktivitetsgrupper IMCC allerede har. Det er for eksempel ikke muligt at oprette et nyt internationalt projekt i et land, hvor vi allerede har projekter.

En aktivitet kan kun blive oprettet i IMCC, hvis dennes skriftlige ansøgning til bestyrelsen er behandlet positivt og der efterfølgende er blevet afholdt en samarbejdsaftale mellem aktivitetsansøger, bestyrelse og sekretariat. Aktiviteten kan derudover først endeligt blive oprettet, når gruppen har udpeget en National Aktivitetsleder (NAL) og en National Økonomiansvarlig (NØA).

 

Ansøgning

Første trin i oprettelsesprocessen er en ansøgning til bestyrelsen. Formålet med ansøgningen er at ansøger viser en forståelse for IMCC som organisation og at der er gjort nogle klare tanker om rationale, vision og planer for aktiviteten. Det er et krav, at ansøgningen indeholder følgende:

  • Formål med aktiviteten
  • Gruppens nuværende og tanker om fremtidig kapacitet
  • Lokalafdeling(er)
  • Overvejelser omkring finansiering af aktivitetens drift
  • Hvordan aktiviteten matcher IMCCs vision, mission & værdier.
  • Hvilket af IMCCs fokusområder aktiviteten arbejder under: (1) Udviklingsarbejde (2) Udveksling og klinikophold (2) Samfund & Debat (4) Undervisning & Oplysning

Herunder skal som bilag vedlægges en foreløbig aktivitetsoversigt for det første år, der kan udformes som idéer til events, møder, undervisninger, rekrutteringer, debatter, fundraising aktiviteter eller andet, som gruppen ønsker at udføre inden for det første år.

Ansøgningen skal sendes til bestyrelse@imcc.dk og vil blive behandlet på førstkommende bestyrelsesmøde, såfremt denne er sendt seneste en uge før mødet. Ved positivt svar vil ansøger blive tildelt en kontaktperson i bestyrelse, der indkalder til et møde om samarbejdsaftalen.

 

Samarbejdsaftale

Samarbejdsaftalen er et møde mellem sekretariat, bestyrelse og ansøger. Formålet med mødet er at sikre gensidig forståelse mellem aktiviteten og IMCC og at aktiviteten arbejder inden for IMCCs vedtægter. Til dette møde vil bestyrelsen begrunde sin vurdering af ansøgningen og gå i dialog om aktivitetens formål og aktivitetsoversigt. Mødet er også en mulighed for aktiviteten til at få sparring omkring opstart af en ny gruppe.

Til mødet vil en sekretariatsrepræsentant gennemgå samarbejdsaftaledokumentet, der til sidst underskrives af bestyrelse og aktivitet. Hvis aktiviteten på dette tidspunkt har udpeget en National Aktivitetsleder og National økonomiansvarlig vil aktiviteten hermed officielt blive oprettet i IMCC.

 

Hvad får aktivitetsgrupperne og deres medlemmer ud af at være en del af IMCC?

  • Mulighed for at søge IMCC’s puljer og deltage i træningssessions og workshops.
  • Mulighed for at bruge IMCC’s kontorfaciliteter (print, PC’ere, mødelokaler mv.).
  • Repræsentanter fra aktiviteter kan deltage i nationale og internationale møder samt konferencer og søge tilskud til disse.
  • Repræsentanter kan deltage i DUFs, CISUs, Center for frivilligt socialt arbejdes, Aidsnets og Kønsnets kurser og seminarer.
  • Mulighed for at få hjælp og sparring med hensyn til fondsansøgninger, økonomi, PR, juridiske spørgsmål, kommunikation etc. af IMCC’s sekretariat.
  • Mulighed for at søge fonde i IMCC’s navn.

 

Krav og forventninger til aktivitetsgrupper

Der følger en række krav og forpligtigelser med, når man er aktivitetsgruppe i  IMCC. De er som følger:

  • Aktivitetsgrupper skal løbende dokumentere deres aktiviteter dvs. gemme referater og anden dokumentation for de aktiviteter, som er foregået i løbet af året. Disse indsamles én gang årligt, forstået på den måde, at man som aktivitetsleder har ansvaret for at dokumentere projektets aktivitet i et Google Docs skema, som aktiviteten for udleveret af sekretariatet. Årsagen til denne dokumentation er stillet Dansk Ungdoms Fællesråd (DUF), som bevilger størstedelen af IMCC’s årlige budget. 
  • Aktivitetsgrupper er ansvarlige for at holde deres del af hjemmesiden opdateret
  • Aktivitetsgrupper skal sørge for, at oplysninger vedrørende kontaktpersoner er tilgængelige for IMCC’s sekretariat. Dette gøres ved, at den nationale aktivitetsleder sørger for at informere sekretariatet, når der f.eks. bliver valgt nye personer til ledende poster i aktiviteten.
  • Aktivitetsgrupper skal reklamere med deres aktiviteter via IMCC’s kommunikationsorganer (eksempelvis ved at  sende materiale (f.eks. videoer, billeder og tekst) til IMCC’s kommunikationsmedarbejder, der kan uploade det på hjemmesiden og udforme nyheder både til hjemmesiden, facebook og nyhedsbreve mv.).
  • Aktivitetsgrupper skal hvert år deltage i et møde, hvor der udarbejdes en samarbejdsaftale som tegnes med landsbestyrelsen.

 

Hvis en aktivitetsgruppe ikke lever op til ovenstående, kan bestyrelsen beslutte at lukke deres projekt – selvfølgelig kun efter tilfredstillende dialog med aktiviteten.